Présentation

Le Service Archives est un service facultatif du Centre de Gestion ouvert aux communes et à leurs établissements publics. Il comprend deux archivistes intercommunaux spécialisés qui interviennent à la demande des autorités territoriales.

Ils ont pour mission d’effectuer le classement intégral des archives ou de former du personnel de la collectivité qui effectue le classement.

Missions

Trois types de missions sont proposés :

• Mission n° 1 : Classement des archives.
  
• Mission n° 2 : Formation du personnel et suivi du classement à périodicité fixe.
• Mission n° 3 : Un récolement sommaire, les éliminations de masse et une préparation au traitement des archives.

Important : Il convient de préciser que la mission 3 ne constitue pas à proprement parler un classement des archives de la commune. Cette intervention permet essentiellement un gain de place par le traitement des éliminations directes et l'élaboration d'un récolement sommaire.

Les agents du service sont entièrement gérés par le Centre et encadrés par le responsable du service. Lorsqu’ils interviennent auprès d’une collectivité, il sont sous l’autorité hiérarchique de l’exécutif local et tenus au secret professionnel.

Avant le démarrage de la mission, l'archiviste et le responsable du service effectuent une visite du chantier afin d’évaluer le volume de travail. Cette visite donne lieu à la rédaction d'un rapport vous permettant de connaître :

• Le volume des documents à classer.

• Le temps estimé du classement.

• Le coût suivant le type de mission retenue.

Adhésion

L’adhésion d’une collectivité au Service Archives est décidée par délibération de son assemblée délibérante et donne lieu à la signature d’une convention entre son exécutif et le Président du Centre de Gestion (des projets de délibération et de convention d’adhésion peuvent être transmis sur demande).

Préalablement à l’intervention de l’agent, une demande d’intervention précisant le type de mission choisi et le tarif correspondant est complétée par l’autorité territoriale et adressée au Président du Centre de Gestion.

Pour obtenir la convention d’adhésion des communes, cliquer ici, pour celle des établissements publics, cliquer ici.

Pour obtenir la demande d’intervention, cliquer ici.

Tarifs

Les collectivités adhérentes à ce service ne paient qu’après service rendu, sans abonnement.

Les tarifs pour l’année 2012 sont :

• Pour la Mission n° 1 : 189 € la journée.
  

• Pour la Mission n° 2 : 346 € la journée.

• Pour la Mission n° 3 : 189 € la journée (récolement sommaire, élimination de masse) et 346 € la journée (formation)

Ces tarifs englobent la totalité des frais : rémunérations, charges sociales, frais de déplacement, frais de gestion. Une journée correspond à 7 heures de travail effectif.

Votre correspondante habituelle

 Responsable du service : Sandrine HABAS : 05 59 90 18 27 - E Mail : Sandrine.Habas@cdg-64.fr